معرفی سیستم منابع انسانی در ERP

امروزه نیروی انسانی به عنوان سرمایه اصلی یک سازمان نیز جهت ایجاد ارزش افزوده در نظر گرفته می شود. در این دیدگاه به افراد به جای دیدگاه هزینه ای به منزله دارایی نگریسته می شود که نیازمند نگه داشت، توسعه، پرورش، برنامه ریزی و ارتقاء می باشد تا سازمان بتواند در سطح بهینه ای از این دارایی های ارزشمند بهره مند شود. ارزشهای نامشهود که گاه دارای اهمیتی بیش از دارایی های مشهود هستند از کانال منابع و سرمایه های انسانی تحقق می یابند.
افزایش سطح خلاقیت، مشتری مداری، برپاسازی نام برند و قابلیت پاسخگویی سریع به محیط کسب و کار در پرتو نیروی انسانی تحقق می پذیرد. مدیریت منابع انسانی یک سفر می باشد؛ مکانی که این سفر آغاز می شود بستگی به اطلاعاتی دارد که در اختیار ما می باشد و مقصد نهایی به فعالیت هایی که با استفاده ای که از آن اطلاعات انجام می دهیم، ختم می شود. همین موضوع اهمیت سیستم های اطلاعاتی را به عنوان هدایتگر فرآیندهای مدیریت منابع انسانی جلوه گر می نماید. وصل کردن اطلاعات منابع انسانی با اهداف سازمانی و مدیریت عملکرد از مهم ترین عوامل افزایش سطح کیفی محیط کسب و کار می باشد. جهت ایجاد این ارتباط، ابتدا لازم است عامل های اصلی مورد نیاز جهت شناخت شرایط سازمان تعیین شود تا از این طریق بتوان تعبیر درستی از شرایط منابع انسانی سازمان انجام داد.


اغلب نرم افزارهای ERP نیز با استقرار ماژول منابع انسانی خود وارد یک سازمان می شوند. این ماژول به واحد مدیریت منابع انسانی این قابلیت را می دهد تا اطلاعات مربوط به نیروی انسانی خود را  نگهداری کنند و همچنین به پرسنل این امکان را می دهد تا برخی از اطلاعات خود را ویرایش و بروز رسانی نمایند.
اما سوال اینجاست که ماژول منابع انسانی دربرگیرنده کدام اقلام اطلاعاتی است؟ لیست ذیل به بیان برخی از این اقلام و امور مرتبط با آنها می پردازد
•    برخی اقلام اطلاعاتی پرسنل مانند نام، نام خانوادگی، جنسیت، تاریخ تولد، … . بسیاری از مواقع گزارشات مدیریتی از این اطلاعات کمک بسزایی به مدیران سازمان در خصوص وضعیت جاری سازمان(بازه سنی کارکنان، سطح تحصیلات . ..) و برنامه های آتی استخدام می کند.
•    اطلاعات تماس ضروری نیز از بخشی از سیستم منابغ انسانی هستند که در شرایط مقتضی استفاده می شوند.
•    اطلاعات اعضاء خانواده نیز در این ماژول جایریزی می شوند که معمولا باید بروز باشند چرا که ممکن است در میزان پرداختی به کارکنان تاثیر مستقیم داشته باشد.
•    اطلاعات مربوط به پست سازمانی پرسنل، وضعیت استخدامی ایشان، واحد سازمانی  نیز از جمله داده های موجود در سیستم منابع انسانی هستند. سابقه تغییرات ایجاد شده در این چارت(درختواره ای  یا چارت سازمانی) از اهمیت بسیاری برخوردار می باشد.
•    میزان حضور کاری پرسنل و آیتم های مرتبط با حضور غیاب کارکنان(اضافه کاری، تاخیر در آغاز کار، تعجیل در پایان کار و …) و محاسیات ماهانه این آیتم ها در ماژول حضور غیاب که از زیر سیستم های مدیریت منابغ انسانی است انجام می شود.
•    حقوق و دستمزد نیز از زیر مجموعه های سیستم منابع انسانی است. اطلاعات به جا مانده از این زیر سیستم در طول زمان، امکان بررسی میزان پیشرفت و افزایش حقوق کارکنان را مهیا می کند. همچنین با این اطلاعات می توان به مقایسه دریافتی کارکنان در واحد های مختلف در وضعیت جاری سازمان پرداخت و در صورت لزوم اقداماتی را انجام داد.
•    اطلاعات آموزش کارکنان مانند دوره های آموزشی سپری شده توسط ایشان، مدت زمان هر دوره، مهارت های فعلی آنها و حتی مهارت های مورد نیازشان در این ماژول قرار می گیرد. با این تفاسیر قابلیت ارزیابی کارکنان برای افزایش حقوق و یا برنامه ریزی های آموزشی آنها به وجود می آید.
•    مدیریت جذب و استخدام نیروی انسانی جدید نیز از طریق ماژول مدیریت منابع انسانی انجام می شود. نگهداری اطلاعات داوطلبان استخدام در سازمان، وضعیت جاری ایشان، مقایسه تواناهای داوطلبین برای جذب و …. در زیر سیستم جذب و استخدام اتفاق می افتد.
هر یک از اطلاعات ذکر شده با فرایندها و گردش های کاری مختلف و در تعامل با سایر اطلاعات و زیر سیستم ها،  کاربرد خاصی در برنامه ریزی منابع انسانی ایفا می کنند.
به طور مثال کاربرد زیر سیستم حضور و غیاب، دریافت و کنترل اطلاعات کارکرد پرسنل سازمان و تهیه گزارشات متنوع در مورد ساعات حضور و غیاب کارکنان سازمان با توجه به برنامه‌های کاری تعریف شده برای هر دسته از کاربران می‌باشد. از ویژگی های مهم این زیرسیستم، ارسال خودکار اطلاعات حضور و غیاب جهت انجام محاسبات حقوق کارکنان به سیستم حقوق و دستمزد، ایجاد ارتباط با دستگاه کارت ‌ساعت ، امکان ورود اطلاعات به ‌صورت دستی و غیرمکانیزه و … می‌باشد. به طور کلی سیستم حضور و غیاب می بایست امور زیر را پوشش دهد
•    عملیات مربوط به ورود و خروج کارکنان شامل مرخصی ها، مأموریت ها، اضافه‌کاری، شیفت ها، تقویم‌کاری، کارکرد
•    ثبت تقویم‌‌کاری با تعیین تعطیل رسمی، تعطیل آخر هفته، تعطیل توافقی، رخدادها و مناسبت های تاریخ
•    ثبت شیفت های کاری از جمله شیفت هفتگی، گردشی(نوبت کاری)
•    مأموریت ها شامل انواع درخواست مأموریت مانند ساعتی، روزانه، داخل کشور، خارج از کشور
•    حکم ماموریت محاسبه کارکرد پرسنل به صورت روزانه و ماهیانه
•    امکان تهیه گزارشات متنوع آماری کارکردها، مغایرت ها، مرخصی‌ها، مانده مرخصی ها، مأموریت ها

زیر سیستم حقوق و دستمزد نیز ، وظیفه محاسبه حقوق و مزایای کارکنان سازمان را با توجه به اطلاعات دریافتی از سایر سیستم‌های حوزه منابع انسانی بر عهده دارد. اطلاعات مالی ایجاد شده در محاسبات این زیرسیستم نیز به‌ طور مکانیزه به سیستم حسابداری حقوق و دستمزد ارسال می‌گردند.عملیات ذیل از جمله مواردی است که باید توسط این زیر سیستم پوشش داده شود.
•    ثبت و بروز رسانی کلیه جداول پایه مورد نیاز فعالیتهای حقوق و دستمزد
•    ثبت و بروز رسانی و کنترل کلیه اضافات و کسور متفرقه کارکنان
•    ثبت و بروز رسانی مزایا و پاداش غیر نقدی پرسنل
•    محاسبات حقوق و دستمزد
•    محاسبه بن غیر نقدی حقوق بر اساس اضافه کاری، شب کاری ، نوبت کاری
•    تهیه فیش حقوق
•    تسویه حساب
•    تهیه گزارشات نقدی و غیر نقدی حقوق و دستمزد
•    ایجاد فایلهای ارسالی به بانک و بیمه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *