ویژگی ها و مزایای مهندسی مجدد فرآیندها

در تعریف مهندسی مجدد، اهمیت کارکردی آن و نقش رو به گسترش مهندسی مجدد در دنیای امروز مورد بررسی قرار گرفت ؛ در این بخش به چند نمونه از مزایا و ویژگی های مهندسی مجدد اشاره می شود.
۱- یکپارچگی مشاغل :
بسیاری از مشاغل و وظایف مشخص گذشته، در هم ادغام و یکی می‌شوند . در همه سازمانهایی که مهندسی مجدد را انتخاب می کنند وظایف جداگانه خدمت به مشتری ، در یک پست گرد آمده و مسئول مشخصی در آن مشغول به کار می‌شود.
۲- کارمند‌محوری :
شرکت‌هایی که مهندسی مجدد را بکار بسته‌اند فرایندهای کار را نه تنها به صورت افقی بلکه به صورت عمودی به یکدیگر فشرده‌اند . فشردگی عمودی ساختار شرکت بدین معناست که کارکنان شرکت ، دیگر نیاز ندارند تا مانند گذشته برای کسب تکلیف همواره به سوی بالای هرم مدیریت بنگرند . بدین ترتیب تاخیر کمتر ، هزینه کمتر ، پاسخ‌گویی بهتر و سریعتر به مشتری و تواناتر شدن کارکنان در انجام مسئولیت ایشان حاصل می‌شود .


۳- جریان طبیعی فرایندها :
مهندسی مجدد سبب می‌شود تا روند طبیعی پیشرفت کار جایگزین دستورهای ساختگی و از پیش‌تعریف شده شود . این امر موجب می‌گردد که چندین مرحله به صورت موازی انجام شود ؛ همچنین زمان‌های تلف شده میان پایان یک مرحله و آغاز مرحله بعد حذف می‌گردد .
۴- ارجاع منطقی امور :
ویژگی مهندسی مجدد عبور کار از مرزهای سازمانی است ، در سازمانهای سنتی ، انجام کار برعهده متخصصان سازمان است اما در مهندسی مجدد ارتباط بین فرایند و سازمانها کاملا دگرگون می‌شود .
۵- کاهش بازرسی و کنترل :
مهندسی مجدد به جای کنترل دقیق کارهای در حال اجرا به بازرسی نهایی پرداخته و موارد جزئی را نادیده می‌گیرد . این نظام بازرسی و کنترل بیش از پیش‌گیری از تخلفات ، با کاستن شگفت‌آور هزینه ، به هدف نهایی کنترل کمک می‌نماید .
۶- کاهش موارد اختلاف :
یکی دیگر از امتیازهای مهندسی مجدد ، کاستن از موارد اختلاف است ؛ در این فرایند ، تماسها و دریافت اسناد گوناگون از بیرون به کمترین اندازه می‌رسد و در نتیجه امکان ایجاد اختلاف و چالش کمتر می‌شود .
۷- امکان ایجاد تمرکز و تمرکززدایی :
شرکت‌هایی که به مهندسی مجدد سازمان دست زده‌اند ، توان ترکیب و بهره‌گیری از امتیازهای تمرکز و عدم‌تمرکز بصورت همزمان در یک فرایند را یافته‌اند . فناوری اطلاعات به شرکت‌ها این امکان را داده است تا واحدهای مختلف ، همانند سازمان‌های کاملا مستقل عمل نمایند ؛ در حالی که در همان حال ، داشتن پایگاه داده یکپارچه که حاوی همه اطلاعات موجود در شرکت است مزایای سازمانهای متمرکز را نیز به ارمغان می‌آورد .

ضرورت مهندسی مجدد:
مهندسی مجدد تنها یک ضرورت برای ینگاه های اقتصادی نیست بلکه الزامی برای بقای هر نهاد اجتماعی است. همه نهادها که دارای بحران هستند و یا پیش بینی می کنند دچار بحران شوند و حتی نهادهایی که در اوج اقتدار هستند نیز می توانند برای تعالی از مهندسی مجدد بهره مند گردند.
در تئوری استراتژی رقابت آمیز، تمام سازمان ها نه تنها درگیر رقابت می شوند بلکه با سرعت تغییر در رقابت مواجه می گردند. سرعتی که با هر پیشرفت فناوری تحت تأثیر قرار گرفته و شتاب می گیرد. استراتژی رقابت بر این نکته استوار است که با تهدیدها مواجه شده و روی فرصت ها سرمایه گذاری کنیم.
استراتژی رقابتی در نتیجه پاسخ به سه سؤال به وجود آمده است:
۱٫ سازمان اکنون چه می کند؟
۲٫ چه اتفاقی در محیط سازمان می افتد؟
۳٫ سازمان در مقابل باید چه کند؟
مهندسی مجدد رویکرد برنامه ریزی و کنترل تغییر است. توانایی ارزیابی، برنامه ریزی و اجرای تغییر به صورت مداوم و نیز توانایی تجزیه و تحلیل اثرات مرتبط با تغییرات می باشد.

انواع تغییرات ناشی از پیاده‌سازی مهندسی مجدد کدامند ؟
با اجرای مهندسی مجدد در سازمان ، تغییراتی ریشه‌ای ، اصولی و چشمگیر پدید خواهد آمد :
۱- تغییرات واحدهای کاری از قسمتهای اجرایی به گروه های فرایندی :
(با مهندسی مجدد، عملا اموری که پیشتر به اجزای کوچک تقسیم شده بودند دوباره به یکدیگر می پیوندند و در عمل هنگامی یک گروه فرایندی ایجاد می شود .)
۲- تغییرات مشاغل از وظایف ساده به کار چندبعدی
(اشخاصی که در گروههای فرایندی کار می‌کنند کارشان را با مشاغلی که به آنها خو گرفته بودند متفاوت می‌بینند . بیشتر کارهای مربوط به بازرسی ، انتظار ، رفع مغایرت ، پیگیری و نظارت (کارهای غیرمولدی که به خاطر مرزهای موجود در سازمان و به منظور جبران ناشی از تقسیم فرایند وجود دارد ،) از طریق مهندسی مجدد حذف می شود ؛ این به معنای آن است که اشخاص وقت بیشتری را صرف کار واقعی می‌کنند .)
۳- تغییرات مربوط به نقش های شخص، از شخص تحت‌نظارت به شخص صاحب‌اختیار
۴- تغییرات مربوط به آمادگی برای کار از آموزش به تحصیلات رسمی
۵- تغییرات معیارهای عملکرد و پرداخت دستمزد از فعالیت به نتیجه فعالیت :
۶- تغییرات در مدیران ، از سرپرست به مربی
۷- تغییرات ساختار سازمانی از سلسله‌مراتبی به مسطح

رویکرد سازمانها به مهندسی مجدد از چه عواملی سرچشمه می‌گیرد ؟
امروزه مهندسی مجدد به یکی از داغترین بحثهای مدیریتی تبدیل شده است . کارشناسان مهندسی مجدد را به عنوان کشتی نجات برای سازمانهای در حال نابودی می‌دانند. علل روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد می‌تواند وابسته به عوامل خارجی یا عوامل داخلی سازمان باشد . با ایجاد بهبود در فرایندها می‌توان در کوتاه‌مدت سازمان را نجات داده و جایگاه نسبتا قابل قبولی برای سازمان ایجاد کرد. اما چنانچه سازمان برای بلندمدت نیز اهدافی دارد می‌بایست جایگاه خود را به کلاس جهانی برساند و این امر جز از طریق مهندسی مجدد فرایندها حاصل نخواهد شد .
الف – عوامل خارجی :
با مشاهده سطح رقابت در بازارهای جهانی، نیاز به نوآوری در سازمان بیشتر احساس می‌شود تا سازمان بتواند خدمات یا محصولات با استانداردهای جهانی و قابل رقابت تولید کند . بنابراین ، افزایش دانش و همچنین هماهنگی بین فرایندهای سازمان از بزرگترین چالشهای سازمان های امروزی به شمار می‌رود . مهندسی مجدد می‌تواند به عنوان ابزاری جهت بهبود شگرف در عملکرد به کار رود . رشد فناوری اطلاعات نیز به عنوان یکی دیگر از عوامل انتخاب مهندسی مجدد سازمانها به حساب می‌آید . اهمیت فناوری اطلاعات امروزه به گونه‌ای است که تقریبا هر وظیفه‌ای در سازمان به نحوی با آن سروکار خواهد داشت . رشد روزافزون فناوری اطلاعات به گونه‌ای است که می‌تواند به عنوان عامل تسهیل‌کننده جهت توسعه شکل جدید سازمان و معماری آن باشد . تغییرات سریع فناوری اطلاعات ، سازمانها را وادار می‌کند تا بروز باشند و ارتباطات را سریعتر و مطلوبتر به‌ انجام رسانند . شرایط متغیر و غیرقابل پیش‌بینی در محیط بازار ، زندگی اجتماعی ، امور فنی و سازمانی ، تغییرات اقتصادی ، مقررات و قواعد جدید از دیگر عوامل انتخاب مهندسی مجدد توسط سازمانها هستند . به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه‌های خارجی انتخاب مهندسی مجدد عبارتند از :
۱- افزایش سطح رقابت در بازارهای جهانی .
۲- تغییرات نیاز مشتریان .
۳- افزایش سطح انتظارات مشتریان .
۴- پیشرفتهای حاصل‌شده در فناوری اطلاعات .
۵- محیط متغیر و نامطمئن امروزی .
ب – عوامل داخلی :
عوامل داخلی نیز می‌توانند از علت های انتخاب مهندسی مجدد برای سازمانها بشمار روند . تغییر در استراتژی های سازمان می‌تواند به عنوان عاملی جهت تحریک سازمان ها در انتخاب مهندسی مجدد برای ادامه مسیر باشد . تغییرات در ساختار سازمانی نیز ممکن است ضرورت ایجاد تغییرات در فرایندها را ملموس‌تر سازد . یک مثال دیگر از عوامل داخلی می‌تواند ضرورت ساده‌سازی امور به شمار رود . تغییرات موردنظر در فرایندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها نیز می‌توانند به عنوان عوامل داخلی در انتخاب مهندسی مجدد به شمار روند .
به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه های داخلی مهندسی مجدد عبارتند از:
۱- تغییر در استراتژیهای سازمان .
۲-تغییر ساختار سازمانی .
۳-ضرورت ساده‌سازی .
۴- تغییر در فرایندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *