مدیریت فرایندها ی کسب و کار (BPM) راهکاریست برای برنامه ریزی، اجرا و نهایتاٌ بهبود فرایندهای مختلف (با توجه به ابعاد گوناگون کسب و کار در سازمان). مدیریت فرایندها ی کسب و کار به وسیله مدلسازی فرایندهای موجود (و برنامه ریزی شده) و تحلیل دقیق و حتی شبیه سازی سناریو های محتمل، چشم اندازی روشن و مفید از روال های موجود در سازمان را در اختیار قرار می دهد. همچنین با آزمایش و بهبود فرایندها قبل از اجرایی شدن آنها در محیط واقعی ایرادات و کاستی های احتمالی نیز شناسایی و رفع خواهد شد.
با بررسی و تحلیل بسیاری از فرایندهای متدوال در یک سازمان به این نتیجه خواهیم رسید که هر یک از این فرایندها (در کنار تعامل با یکدیگر) به عنوان بخشی از یک سناریو پیچیده تر یا بزرگتر با هدف دستیابی به اهداف مهم تر و اساسی تر، در سازمان جاری و ساری هستند. علی رغم اینکه اجرایی بودن این فرایندهای ساده و کوچک در سازمان اجتناب ناپذیر است اما بسیاری از سازمان‌ها تنها جنبه های پیچیده فعالیت ها و عملیات خود را به عنوان یک فرایند یا روال تلقی می کنند. در هر صورت بررسی و ساده سازی فرایندهای سازمانی (حتی در مورد فرایندهای کوچک و روزمره) نتایجی چون افزایش بهره وری و کیفیت و نیز کاهش هزینه ها را در پی خواهد داشت.
در واقع BPM نتیجه نهایی به کارگیری چندین و چند فرایند (فرایندهایی که شناسایی، مدلسازی، شبیه سازی و عیب یابی شده اند) است که در دنیای واقع در تعامل با یکدیگر در حال اجرا هستند. غالباٌ این فرایندها، در کنار اینکه تعاملات انسانی را مدیریت می کنند، به اتوماتیک ساختن وظایف در سازمان کمک شایانی می کنند.
در روش های سنتی، BPM با نگاه و رویکرد بالا به پایین به کار گرفته می شود و معمولاٌ تعدادی از افراد سازمان با تعریف فرایندهای سازمان و بازنگری و بازمهندسی جریان های اطلاعاتی سیستم های موجود، سعی در به کارگیری آنها در مدلسازی های انجام شده دارند و در انتها کاربران نهایی نیز در جریان امور انجام شده قرار می گیرند. علاوه بر این بسیاری از سازمان‌ها، BPM را فقط در مورد فرایندهای حیاتی سازمان خود انجام می دهند. در هر صورت BPM را می‌توان در مورد هر گونه فرایند فارغ از اندازه و پیچیدگی آن پیاده‌سازی کرد اما دلیل اینکه BPM به طور قابل توجهی استفاده نشده است به هزینه ها و پیچیدگی های مربوط به روش های سنتی که اشاره شد بر می گردد.
امروزه نرم‌افزار های مدیریت فرایندهای کسب و کار (و مخصوصا نرم‌افزار های متن‌باز-open source) این قابلیت را ایجاد کرده اند تا بدون تحمیل هزینه های زیاد، بتوان BPM را با رویکرد پایین به بالا نیز پیاده‌سازی کرد و فرایندهای سازمان را بهبود بخشید. علاوه بر این نرم‌افزار های متن‌باز مدیریت فرایندهای کسب و کار با ویژگی انعطاف پذیری و انطباق پذیری بالا، قابلیت برقراری ارتباط و انطباق با سیستم های موجود سازمان را داشته و نیازی به بازمهندسی سیستم های موجود با هزینه های بسیار نخواهد بود.
۱۰ سؤال متداول در مورد BPM که در مقالات بعدی پاسخ داده خواهند شد.
۱- BPM چگونه کارایی سازمان را افزایش خواهد داد؟
۲- فواید استفاده از BPM در سازمان‌ها چیست؟
۳- BPM یک متدولوژی است یا تکنولوژی؟
۴- آیا BPM فقط در مورد فرایندهای اساسی و محوری سازمان، اجرایی است؟
۵- نمونه‌هایی از موارد نرم‌افزاری قابل پیاده‌سازی با BPM کدامند؟
۶- فواید استفاده از BPM های متن‌باز چیست؟
۷- BPM برای استفاده تحلیلگران است یا برنامه نویسان؟
۸- ارتباط BPM با توسعه نرم‌افزار چیست؟
۹- منظور از خودکار سازی فرایندها با BPM چیست؟
۱۰- چگونه می‌توان استفاده از BPM را شروع کرد؟
