برخی افراد بر این باورند که سیستم های گزارش دهی و یا هر نوع سامانه نوظهور در یک سازمان صرفا جهت استفاده مدیران ارشد سازمان تهیه می شود. واقعیت این است که مدیران ارشد سازمان از سیستم ها ی هوش تجاری جهت اتخاذ تصمیم های لازم در سازمان استفاده می کنند. در حقیقت می توان گفت که امروزه سیستم های هوش تجاری جزو ملزومات مدیریت یک سازمان نمی باشد، بلکه سهولت انجام وظایف مدیریت در سازمان را به همراه خواهند داشت. اما از سویی دیگر با توجه به گسترش حجم داده ها در سازمان (حتی سازمان های کوچک) می توان گفت مدیریت و هدایت یک سازمان بدون استفاده از سیستم های هوش تجاری کاری بسیار پیچیده و دشوار می باشد.
واقعیت امر این است که با توجه به فهم قابلیت های این سامانه، نفوذ آن در لایه های پایینی سازمان نیز بسیار مشهود است. یکی از وظایف کارشناسان و یا کارمندان یک سازمان تهیه گزارش های مورد نیاز مدیریت در زمانی کوتاه با قابلیت اطمینان بسیار بالا می باشد. یکی از کاربردهای سیستم های هوش تجاری ارائه گزارش یا همان Reporting می باشد به نحوی که گاها این دو مفهوم که از نظر بسیاری از متخصصان دو مفهوم کاملا متفاوت می باشد، مترادف هم در نظر گرفته می شوند (مخصوصا در لایه های پایینی سازمان).
زمانی می توان پیاده سازی سیستم هوش تجاری را یک پیاده سازی موفق دانست که نفوذ آن در لایه های پایینی سازمان کاملا مشهود و قابل توجه باشد. اینکه کارمندان سازمان هر روز به میزان بسیار زیادی از این سامانه استفاده کنند و جهت دریافت گزارشات و اطلاعات مورد نیاز خود بدون مراجعه به سامانه های معمول سازمان صرفا از سامانه هوش تجاری استفاده کنند می تواند نشانه ای واضح و قوی در پیاده سازی موفق سامانه در سازمان باشد.
کسب اطمینان کارمندان و کارشناسان در سازمان ها مقداری دشوار تر از کسب رضایت مدیران ارشد سازمان می باشد. همیشه در هنگام پیاده سازی یک سیستم در سازمان بیشترین مقاومت از سوی کارکنان و کارمندان عادی سازمان دیده می شود. به همان اندازه که جلب اعتماد این بخش از سازمان بسیار مشکل است، بدبین نمودن آنها نسبت به یک سامانه که مدت ها در سازمان مورد استفاده قرار گرفته نیز دشوار می باشد. در حقیقت می توان گفت که این عدم اطمینان به سامانه جدید در پی همان اعتماد بیش از حد به سامانه قدیمی تر می باشد.
یک پیاده سازی موفق زمانی محقق خواهد شد که سیستم، مورد استفاده و حمایت مدیران قرار گیرد و لایه های پایینی سازمان نیز بدون استفاده از آن دچار مشکل شوند.
بنابراین سیستم هوش تجاری در صورت پیاده سازی صحیح نه تنها مورد استفاده مدیران ارشد قرار می گیرد، بلکه می تواند به عنوان یک ابزار حیاتی و غیر قابل حذف در لایه های پایینی سازمان نیز مد نظر قرار گیرد.
