همانطور که در مقالات پیشین اشاره شد ERP سیستمی جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود دریک سازمان با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد تا بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را برآورده سازد.
پوشش دهی قوانین و مقررات حاکم بر نظام های مختلف استخدام با توجه به تنوع و گستره آنها با پیچیدگی هایی همراه است. در ماژول کارگزینی ERP می توان ضمن ثبت و نگهداری اطلاعات جامع کارکنان و انواع مستندات پرسنلی، تعیین روش محاسبه مقادیر عوامل حکمی را به صورت دلخواه و با انعطاف پذیری لازم انجام داد. صدور انواع احکام کارگزینی انفرادی و گروهی و همچنین صدور خودکار احکام اصلاحی را در انطباق با نیازهای نظام های جبران خدمات بخشی دیگر از امکانات این ماژول در ERP است که با هدف پاسخگویی به نیازهای سازمان های متوسط و بزرگ در حوزه کارگزینی طراحی شده و مدیران و کارشناسان این حوزه را قادر می سازد تا ضمن کاهش هزینه، حذف دوباره کاریها و افزایش دقت و سرعت در پردازش اطلاعات، مدیریت احکام پرسنلی را به صورت کارا و موثر انجام دهند. از جمله قابلیت های یک زیر سیستم کارگزینی در مدیریت منابع انسانی ERP می توان به موارد ذیل اشاره کرد.
• مدیریت اطلاعات کارکنان
• طبقه بندی مشاغل
• مدیریت ساختار سازمانی
• پوشش دهی تنوع و پیچیدگی های نظام های مختلف پرداخت مانند نظام مدیریت خدمات کشوری ، نظام هماهنگ پرداخت و…
• تعریف روش محاسبه عوامل اصلی و فرعی حکم به تفکیک انواع استخدام
• فرمول نویسی پویا و منعطف با امکان استفاده از تمامی پارامترها و اطلاعات در فرمول نویسی
• امکان انجام تغییرات در روش محاسبه عوامل با حفظ تاریخچه تغییرات مربوط به آن
• محاسبه عوامل حکم کارگزینی و صدور احکام اصلاحی به صورت خودکار.
فرآیند کنترل تردد و انجام محاسبات کارکرد یکی از مهم‌ترین فرآیندهای سامانه های برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) است که معمولا زمان و نیروی زیادی در سازمان‌های بزرگ صرف آن می‌شود. وجود یک ماژول حضور غیاب مناسب تا حد زیادی به مکانیزه کردن، حذف اشتباهات و صرفه جویی در زمان منجر می‌گردد.
کنترل ورود و خروج و تردد اشخاص و پرسنل سازمان بر اساس سیاست‌های سازمان، تعریف انواع رویدادها، مشاهده آنلاین تردد کارکنان و وضعیت کنترل‌های مدنظر، امکان تعیین روش محاسبه عوامل کارکرد به صورت دلخواه و به تفکیک انواع گروه‌های استخدامی،تعریف شیفت‌ها و تقویم‌های کاری و محاسبه انواع کارکردها از جمله قابلیت های یک سیستم حضور غیاب می باشد. معمولا آیتم های زیر به عنوان بخشی از اطلاعات پایه برای محاسبه کارکرد تعریف می شوند.
• تعریف انواع کارت های تردد، تعیین دسترسی کارت های مورد نظر و تخصیص آن به کارکنان
• تعریف محدوده های فیزیکی و گیت های کنترل تردد و تعیین دسترسی های آن
• تعریف برنامه زمانبندی کنترل تردد به تفکیک گیت های تعریف شده
• تعریف انواع شیفت های کاری
• تعریف گروه های کاری و تقویم کاری مرتبط با آنان
از سوی دیگر با توجه به وجود قوانین مختلف در سازمان ها، در اختیار داشتن محیط نرم افزاری مناسب برای فرمول نویسی پویا و منعطف با امکان استفاده از تمامی پارامترها و اطلاعات عوامل کارکرد، جز لایبفک یک سیستم حضور و غیاب محسوب می شود. در این صورت می توان تنوع و پیچیدگی ها و روش های محاسبه کارکرد را در محاسبات اعمال کرد و این امر مزایای ذیل را به دنبال خواهد داشت.
• امکان انجام تغییرات در روش محاسبه عوامل با حفظ تاریخچه تغییرات مربوط به آن
• کاهش زمان اعمال تغییرات قوانین و رویه ها
• در نظر گرفتن سوابق و تاریخچه اطلاعات در انجام محاسبات
• یکپارچگی اطلاعات و دسترسی سریع و مطمئن
خروجی های حاصل از محاسبات ماژول حضور و غیاب تاثیر مستقیم بر حقوق و دستمزد کارکنان دارد و به همین دلیل در اختیار داشتن گزارشات صحیح، به موقع و متنوع بسیار ضروری است. از جمله این گزارشات می توان به مواردی مانند انواع گزارش های کارکرد پرسنل به تفکیک عوامل روزانه و ماهانه(ساعات حضور، میزان اضافه کاری، ماموریت و …)، مشاهده افراد حاضر در سازمان، مشاهده افراد در حال اضافه کار و سوابق و تاریخچه اطلاعات در انجام محاسبات اشاره کرد.
